Cắt giảm chi phí ẩn là một biện pháp quản lý tài chính cho doanh nghiệp hiệu quả, tuy nhiên, thường bị bỏ quên. Chi phí nào được gọi là chi phí ẩn, vì sao phải cắt bỏ những chi phí ẩn và cắt bỏ như thế nào để đạt hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp? Tất cả những thắc mắc đó sẽ được giải đáp trong bài viết dưới đây.

1. Vì sao nên cắt giảm chi phí ẩn?

Cắt giảm chi phí ẩn (Implicit cost) là một khái niệm có vẻ đơn giản, với nhiều người, đó chỉ là công đoạn bỏ hết các chi phí cho những sự kiện nhỏ hoặc những công đoạn không tạo nên doanh thu cho công ty. Tuy nhiên, nếu cắt giảm chi phí ẩn một cách vô tội vạ có thật sự khiến cho doanh nghiệp của bạn vận hành tốt hơn?

Hãy nhớ rằng tất cả mọi việc bạn làm đều xoay quanh yếu tố cốt lõi đó là khiến doanh nghiệp của bạn vận hành trơn tru với chi phí tối giản nhưng đạt hiệu suất tối đa.

2. Chi phí ẩn là gì?

Chi phí ẩn là những chi phí bất kì phát sinh nhưng không được báo cáo cụ thể, không nhất thiết cần phải xuất hiện trong báo cáo tài chính dưới dạng một khoản phí riêng biệt. Có thể thấy đây là một loại chi phí quen thuộc với bất kì doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, sự xuất hiện của chi phí ẩn có thật sự vô hại? Và bạn có đạng thật sự kiểm soát được những chi phí ẩn mỗi tháng? Có bao nhiêu loại chi phí ẩn mà một doanh nghiệp thường gặp? 

3. Các loại chi phí ẩn thường gặp trong vận hành doanh nghiệp.

Khi bắt tay vào bài toán cắt giảm chi phí ẩn, bạn hãy trả lời cho tôi biết, chi phí ẩn đối với bạn có nghĩa là gì?

Đối với tôi, sau chín năm quản trị và vận hành doanh nghiệp của mình, các chi phí sau đây sẽ được tôi liệt kê váo danh sách những chi phí ẩn nên cắt giảm:

3.1. Chi phí từ việc họp hành.

Tôi đồng ý với việc công ty nên có ít nhất một cuộc họp mỗi tuần. Tuy nhiên, việc tổ chức họp quá thường xuyên với sự tham gia của nhiều nhân sự không trực tiếp liên quan đến nội dung cuộc họp có vẻ như đang dần trở nên quen thuộc. Chi phí lãng phí cho mỗi cuộc họp dư thừa có thể tính bằng công thức: số phút x số lượng người x giá trị lao động của một người. Tất nhiên, đây chỉ là bài toán để bạn có thể hình dung số lượng giá trị hoang phí mà mình đã tạo ra bằng một cuộc họp không hiệu quả.

Việc tất cả các nhân viên không tham gia trực tiếp vào hoạt động phải tham dự cuộc họp chính là yếu tố chính tạo nên chi phí ẩn, vì vậy, hành động giải quyết những cuộc họp một cách hiệu quả chính là cắt giảm chi phí ẩn cho doanh nghiệp.

3.2. Chi phí làm thêm giờ cho nhân viên.

Vì sao chi phí làm thêm giờ được tôi xem là “chi phí ẩn”? Chẳng phải việc nhân viên làm thêm giờ thể hiện rằng tôi đang sở hữu một đội nhóm chăm chỉ hay sao?

Việc làm thêm giờ cần được ban lãnh đạo đánh giá dựa trên nhiều yếu tố khác nhau. Thứ nhất, làm thêm giờ có phải vì khối lượng công việc quá nặng hay không? Thứ hai, làm thêm giờ chắc chắn lấy đi nhiều năng lượng, ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của nhân viên. Thứ ba, một số nhân viên có thể lợi dụng thời gian và tài nguyên của hoàn thành công việc cá nhân.

Ở đây, tôi muốn nhấn mạnh rằng đôi khi việc làm thêm giờ là do khâu quản lý quy trình làm việc của nhân viên đã có vấn đề. Vì vậy, nếu công ty bạn đang gặp trường hợp “làm thêm giờ” vì những lý do mà tôi vừa nêu, hãy mạnh dạn cắt giảm chi phí ẩn này.

3.3. Chi phí “tài nguyên nhàn rỗi”.

Đây là chi phí ẩn thường gặp nhất của mọi doanh nghiệp, cũng là chi phí ẩn khó giải quyết nhất vì hiện tại hầu như mọi doanh nghiệp không đo lường. Chi phí ẩn này bao gồm cả thiết bị và nhân lực hoạt động không hiệu quả. 

Theo một nghiên cứu về hiệu suất làm việc tại nhóm doanh nghiệp vừa và nhỏ, các tổ chức này chỉ mới từ động hóa 25%-40% quy trình làm việc của họ.

Trong khi đó, khoảng 22% thời gian lao động bị phung phí khi các nhân viên chỉ lặp đi lặp lại những thao tác cơ bản, rất lãng phí.

Như vậy, chúng ta có thể thấy số lượng tài nguyên nhàn rỗi có thể phản ánh được quy trình và hiệu quả sử dụng tài nguyên (nhân lực, thiết bị). Để quản lý tốt hơn, hay luôn đo lường bằng chỉ số cụ thể và đưa ra quyết định tối ưu quy trình làm việc của bạn. Đây chính là cách cắt giảm chi phí ẩn về “tài nguyên nhàn rỗi” hiệu quả nhất.

3.4. Chi phí cho việc tuyển dụng sai.

Sắp xếp sai vị trí ở đây tôi muốn nhắc đến quy trình tuyển dụng không hiệu quả dẫn đến việc mỗi người không phát huy được hết vai trò của mình, hoặc tệ hơn, điều này sẽ dẫn đến những hệ lụy phức tạp ví dụ như ảnh hưởng đến tiến độ công việc, mất nhân viên kéo theo nguy cơ bị rò rỉ thông tin và dữ liệu, đồng theo kéo theo một chi phí đang kể cho doanh nghiệp. Trong trường hợp này, các chi phí đào tạo, tuyển dụng nhân viên mới,... đều là chi phí ẩn.

3.5. Chi phí cho quy trình không hiệu quả.

Cắt giảm chi phí ẩn trong việc hoàn thiện quy trình làm việc là rất cần thiết, nhất là đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. 

Quy trình làm việc là tập hợp những công việc và nhiệm vụ, sắp xếp chung theo thứ tự hợp lý để mang về hiệu suất lao động tối đa.

Việc xây dựng quy trình làm việc hiệu quả và tiết kiệm chi phí sẽ là nên tẳng tốt cho công ty/ doanh nghiệp của bạn phát triển trong tương lai.

3.6. Chi phí từ các bộ phận khó kiểm soát.

Hãy lưu ý đến những bộ phận khó kiểm soát trong công ty của bạn (thường lag nhungwc bộ phận không có KPI/OKR). Các bộ phận này cần được đo lường hiệu suất lao động cụ thể, bởi vì họ cũng là một bộ phận ảnh hưởng đến toàn bộ các hoạt động của công ty.

4. Tác hại đằng sau chi phí ẩn.

Chi phí ẩn không chỉ là một khoản chi nhỏ của hôm nay, mà nó có thể là một lỗ hổng trong tài chính doanh nghiệp của bạn ở tương lai. Sự gia tăng của chi phí ẩn thể hiện nhiều điều như: việc quản lý của bạn chưa thật sự hiệu quả, công cụ đo lường có vấn đề, …

Nếu không thực hiện cắt giảm chi phí ẩn, đó sẽ là một tẳng băng chìm ảnh hướng nghiêm trọng đến doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp.

5. 3 bước để cắt giảm chi phí ẩn một cách hiệu quả.

Bước 1: Trang bị công cụ đo lường phù hợp nhất đối với từng bộ phận.

Bước 2: Thường xuyên đo lường, đánh giá hiệu quả để tối ưu quy trình làm việc.

Bước 3: Đo lường hiệu suất làm việc của nhân viên để đưa ra giải pháp cải thiện năng suất và phân công công việc phù hợp với nhân sự.

Trên đây là những kinh nghiệm về cắt giảm chi phí ẩn, một kỹ năng mà tôi cho rằng rất cần thiết trong việc quản lý tài chính cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, đây chỉ mới là một khía cạnh nhỏ trong rất nhiều những kiến thức liên quan đến việc vận hành doanh nghiệp của bạn, và tất nhiên, cái tôi chia sẻ là kinh nghiệm cá nhân, bạn có thể tham khảo để tìm ra giải pháp phù hợp nhất cho mô hình kinh doanh của mình.

Nếu bạn có thắc mắc về marketing hoặc sale, vui lòng liên hệ với đội ngũ hỗ trợ của tôi hoặc bạn có thể tiếp tục tham khảo từ các bài viết tại website: ngovancong.com