Cắt giảm chi phí vận chuyển hàng hóa là một vấn đề nhỏ, tuy nhiên, nếu chủ doanh nghiệp thực hiện tốt điều này, bạn sẽ cắt giảm được một số tiền lớn. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, tiết kiệm và tối ưu chi phí vận chuyển sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tài chính tốt hơn. Trên thực tế, rất nhiều công ty và tập đoàn lớn cũng có những quy tắc nhằm giảm thiểu chi phí vận chuyển, kho bãi cho hàng hóa. Nếu bạn cũng đang gặp vấn đề việc chưa kiểm soát được chi phí vận chuyển, tham khảo ngay 10 cách dưới đây!
1. Liên kết/ hợp tác với đa dạng các công ty dịch vụ vận chuyển.
Do nhu cầu của người tiêu dùng ngày càng nhiều, hiện nay, tại Việt Nam, các công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển cũng rất phát triển.
Mỗi công ty sẽ có một chính sách và cách vận hành khác nhau, chính vì vậy, họ sẽ cung cấp cho bạn những mức giá khác nhau cho từng loại dịch vụ. Để có được mức giá tốt nhất, bạn nên đăng ký hợp tác với đa dạng các hãng vận chuyển, thương lượng hợp đồng để có được mức giá thấp nhất có thể. Sau đó, hãy phân loại hàng hóa cần vận chuyển thành tưng nhóm (ví dụ: hàng vận chuyển quốc tế, hàng vận chuyển ngoại tỉnh, hàng vận chuyển ngoại thành,...) và lựa chọn những dịch vụ phù hợp cho từng nhóm hàng hóa.
2. Tận dụng bao bì đóng gói của hãng vận chuyển.
Một số hãng vận chuyển thực hiện chính sách ưu đãi cho người bán nếu họ sử dụng bao bì của hãng. Bạn sẽ hoàn toàn được giảm các phụ phí như: phụ phí kích thước hàng hóa, phụ phí cân nặng hàng hóa,...v….v. Những khoảng phí này nếu nhân với số lượng lớn cũng là một khoản tiết kiệm cho doanh nghiệp.
3. Lựa chọn những hãng vận chuyển địa phương.
Những hãng vận chuyển địa phương thường có mức giá rẻ hơn so với những hãng vận chuyển quốc tế vì những hạn chế về mạng lưới phân phối của họ. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể tận dụng những đặc điểm này để tối ưu chi phí vận chuyển cho hàng hóa nội địa. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, việc hợp tác với quá nhiều các hãng vận chuyển đôi khi ảnh hướng đến khả năng thương lượng chi phí của bạn.
4. Luôn ký hợp đồng với các hãng vận chuyển.
Khi xác định cần gửi hàng hoa liên tục trong thời gian dài, hãy kí hợp động theo thời hạn với các hãng vận chuyển. Lợi ích của hợp đồng là những quyền lợi dành cho đối tác như: chiết khấu theo số lượng háng hóa, hỗ trợ bao bì,...Ngoài ra, khi kí hợp đồng hợp tác, bạn cũng sẽ yên tâm hơn về hàng hóa của mình.
5. Quản trị quy trình xuất hàng.
Đừng nghĩ rằng bạn chỉ cần tính toán số lượng hàng hóa theo mỗi tháng là đủ. Rát nhiều trường hợp phát sinh chi phí trong quá trình vận chuyển như: phí bảo hiểm, phí cân nặng, phí lấy hàng,... bạn nên dựa vào chính sách của các hãng vận chuyển để tính toán kỹ lưỡng tổng chi phí cho việc vận chuyển.
6. Kiểm soát hàng hoàn trả.
Hàng hoàn trả là một vấn đề nan giải của doanh nghiệp. Bất kì một kiện hàng hoàn trả nào cũng là một tổn thất cho doanh nghiệp vì: các chi phí hoàn trả, tắc nghẽn hàng hóa ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất, tổn thất về chất lượng hàng hóa,...
Làm thế nào để hạn chế được tình trạng này? Bạn có thể xây dựng quy trình chăm sóc khách hàng khi giao hàng, xây dựng các điều kiện đổi trả hàng hóa, kiểm soát và yêu cầu người mua thanh toán phí chuyển hoàn theo yêu cầu,...
Một số công ty sử dụng nhân sự giao hàng của riêng mình. Đây cũng là một cách giúp tiết kiệm chi phí giao hàng.
7. Thương lượng về tiềm năng của doanh nghiệp.
Khi thương lượng để kí kết hợp đồng cũng với các hãng vận chuyển, chủ doanh nghiệp có thể đưa ra những tiềm năng phát triển trong tương lai của mình để có những chiết khấu tốt. Hãy xem như đây là một cuộc đàm phán với chủ đầu tư, và bạn cần thể hiện những ưu thế của mình để giành được những ưu đãi. Trên thực tế, rất nhiều nhãn hàng đã thành công tiết kiệm đến khoảng 20% chi phí vận chuyển vì thực hiện tốt điều này.
8. Đặt nhà kho ở gần khách hàng.
Địa điểm lý tưởng để đặt nhà kho là nơi đông đúc, gần với khách hàng. Đối với những doanh nghiệp mới, đa phần khách hàng của họ là những người dân trong vùng. Sau khi doanh nghiệp phát triển, đối tượng khách hàng mới dần mở rộng hơn. Để thuận tiện hơn trong việc vận chuyển hàng, doanh nghiệp hoàn toàn có thể xây dựng nhiều chi nhánh/ kho hàng ở các tỉnh/ thành phố khác nhau. Nhu cầu của khách hàng có thể thay đổi theo thời gian, chính vì vậy, việc vận chuyển hàng hóa cần nhanh chóng và kịp thời.
9. Kiểm toán định kì cuối tháng.
Khi hợp tác cùng với các đơn vị vận chuyển, bạn cần phải làm việc những quy trình và chứng từ khác nhau. Chính vì vậy, rất nhiều trường hợp sai sót về chi phí vận chuyển, chi phí hoàn hàng, các hạng mục trên hóa đơn,...Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp không lưu ý đến những điểm này, dẫn đến các chênh lệch chi phí. Để chắc chắn về các chi phí vận chuyển trong tháng/ quý/ năm, hãy luôn kiểm tra các chứng từ và làm kế toán các thông tin này đều đặn.
Việc cắt giảm chi phí vận chuyển hàng hóa là một quá trình lâu dài, chính vì vậy, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình nền tảng ngay từ đầu.